Особенности и должностные обязанности офис-менеджера

Профессия офис-менеджера является популярной и востребованной, несмотря на то, что появилась она совсем недавно. Данная профессия относится к категории администрирования, однако многие считают, что она более близка к разделу секретариат. Действительно, просматривая вакансии для офис-менеджеров, в описаниях можно увидеть такие обязанности, как работа с документами, клиентами и персоналом. Офис-менеджер в некоторой степени совмещает работу секретаря, администратора и менеджера по персоналу, однако выполняет лишь отдельные их функции. Работа в офисе предусматривает управление рабочими процессами, создание благоприятной обстановки для поддержания трудовой деятельности. Офис-менеджер хоть и выполняет работу, связанную с самыми разными отделами и сотрудниками, но подчиняется лишь директору или менеджеру по персоналу. В крупных сетевых компаниях имеется отдельная должность руководитель направления офис-менеджеров.

Должностные обязанности

Перечислим наиболее важные обязанности офис-менеджера, которые присущи данной специальности вне зависимости от профессиональной специфики организации:

  • наблюдение и обеспечение непрерывности работы всех сотрудников, в том числе секретариата, курьерской службы доставки и водителей, технического персонала;
  • содержание в организационном порядке документации (по месяцам, неделям или в алфавитном или ином порядке);
  • прием и распределение входящих звонков
  • встреча клиентов, выяснение потребностей и направление в соответствующую службу или непосредственное решение вопросов;
  • заведование административно-хозяйственными ценностями (канцелярией, техническим оборудованием), их списание в случае необходимости;
  • подготовительные работы, связанные с документооборотом товарно-транспортных накладных и счетов;
  • учет расходов офиса, сохранение чеков об оплате услуг и товаров, связанных с благоустройством офисного помещения;
  • организация праздничных мероприятий и поздравлений сотрудников с личными праздниками.

Помимо перечисленных обязанностей, на офис-менеджера могут возложить работу по ведению учета деятельности поставщиков, а также некоторые переговорные моменты. В компаниях с иностранным капиталом офис-менеджеру может понадобиться время от времени выполнять функции переводчика.

Данная работа подойдет активным молодым людям, которые любят работать в коллективе, с хорошими организаторскими способностями.

новости партнеров